LAS ACTIVIDADES QUE TÚ COMO COLABORADOR EN EL ÁREA DE SERVICIO AL CLIENTE, SON LAS SIGUIENTES:
Pregúntate a ti mismo: ¿me gusta que jueguen las demás personas con mí tiempo? Muy probablemente tu respuesta sea NO. Por ejemplo, si tu hija o hijo salen de la escuela a las 12 pm ¿llegarías a las 12 y media por él? Yo creo que no, o bien si no tienes hijos en este momento, si tu pareja y tú concretan una cita a las 10 am ¿te gustaría que él o ella llegara a las 10 y media? Yo creo que no. Bueno pues con estos ejemplos espero que te quede muy claro que tampoco a todos tus compañeros de trabajo les agrada que tú llegues tarde a cumplir con tus responsabilidades, de ti depende que los demás también puedan cumplir con su parte. Respeta el tiempo de los demás.
Recuerda que tú eres el/la responsable de cuidar de los activos que permiten generar el fin último de cualquier empresa que debe ser los pesos y los centavos. Somos una empresa que vendemos emociones, pero detrás de ello tenemos que seguir operando como negocio y se requieren ingresos y utilidades para reinsertar en el mismo. Tú formas parte de un proceso importantísimo del negocio, unos inventario al día y sin faltantes son necesarios para el correcto funcionamiento de toda la empresa, si falta una cajita será dinero que a final de cuentas tendrás que pagar tú porque eres el/la responsable de cada peso invertido en medicamento. Imagina por un momento que dentro de tu casa trabaja una persona que te ayuda a limpiarla, solo imagina que al final de su primera semana de trabajo te das cuenta de que te comienzan a faltar cosas en tu casa, ¿dejarías que esta persona siguiera afectando lo más preciado para ti? Yo creo que no. Por lo tanto tampoco nosotros podemos permitir que una persona de nuestra segunda familia vaya en contra del valor más importante para nosotros que es la HONESTIDAD. Por lo tanto, todos los días eres responsable de una parte del inventario al azar que cambia día con día, si existe un faltante deberás de pagarlo en ese mismo día antes de terminar tu jornada de trabajo.
Existe una lista de todo el material de limpieza y de curación que la empresa requiere para operar diariamente. Una de las actividades básicas para ti será revisar esa lista diariamente y tener un listado actualizado de faltantes todos los días por ella mañana o por la tarde según corresponda, en caso de que no se encuentre actualizada y solamente se surta una lista con faltantes, todos esos faltantes no permitirán que tus compañeros y tú mismo realicen su trabajo adecuadamente, y por tanto impacta de manera financiera al negocio. Como ejemplo te pongo la lista del súper para tu casa, si no actualizas esa lista sin duda estarás comprando más caro en tienditas de la esquina los faltantes que olvidaste apuntar. Pues en la empresa sucede exactamente lo mismo, después por la urgencia de comprar de los faltantes que no anotaste se tienen que comprar más caros en algún lugar cercano a la empresa.
¿Cómo puedes aprovechar una relación ya sea como pareja, amigo, padre, etc. Si no aprovechas tus puntos fuertes? No puedes, dado que debes conocerlos para reforzarlos y aprovecharlos para dar siempre lo mejor de ti en la relación, ¿no crees? De igual manera es importante que conozcas a detalle todos los productos y servicios que ofreces al cliente para poder venderlos, tienes que saber enamorar a los clientes de los productos y servicios con el amplio conocimiento y recomendaciones que tú, con estos conocimientos, podrás brindarles.
¿Alguna vez has llegado a un lugar en donde se siente una energía pesada o bien se siente una cierta incomodidad? Pues lo mismo se genera en tu lugar de trabajo cuando tu actitud deja mucho que desear. Seguramente los clientes internos y externos lo percibirán y te darán la misma energía que tú les des. Recuerda el mundo te dará lo que tú le des. Por ello hago tanto énfasis en la importancia de este punto, con una buena actitud, aunque tu conocimiento no sea muy extenso, ya la llevas de ganar. ¿Necesitas ayuda? Pídela, seguramente juntos encontraremos alguna puerta que al abrirla te llevarán a conseguir tus objetivos.
¿Te gustaría vivir en un basurero? Yo espero que no. Porque a todos nosotros nos gusta, al igual que la mayoría de las personas estar en un lugar limpio y fresco. Por tanto es necesario que limpies diariamente los muebles, anaqueles, cajitas de medicamento, etc. Que te corresponda ese día. Recuerda que esto es diariamente no algunas veces por semana. A parte de la limpieza me gustaría hacer énfasis en el orden, un lugar limpio también debe estar ordenado, recuerda que la imagen que brindas habla mucho de ti.
La infraestructura o equipo necesarios para que tú realices tus labores diariamente están a tu disposición siempre, si existe alguna falla o alguna necesidad nueva que requiera de la compra de algo nuevo en esta área, solicítalo, todo con tal de que puedas realizar tu trabajo de la mejor manera posible, por no decir excelente manera. También es necesario que en caso de no saber utilizar de manera perfecta los medios y equipos que requieres, pidas ayuda para que la persona adecuada te capacite para ello, es tu derecho exígelo por favor.
Es muy importante que recuerdes que el servicio a los demás tanto los compañeros de trabajo como al cliente es vital. Con lo anterior nos referimos a que siempre debes estar dispuesto a dar todo lo que esté en tus manos, es decir, todo lo posible, todo lo necesario para estar presto a ayudar y servir a los demás. Aquí me gustaría hablar sobre la humildad. No importa el puesto que tengas, nunca estarás por encima ni por debajo de nadie. Eres valioso y único, y no permitas que nadie te diga lo contrario. Es momento de que empieces a valorarte como ser humano pero sobre todo también valorar a las demás personas en tu vida diaria, también son únicos e irrepetibles.
Eres responsable de que antes de cada corte se cuente tanto la caja chica como la caja de morralla, si existe algún faltante, tú lo pagarás en ese momento. Si tu turno es matutino, cuenta tu caja chica y morralla por la mañana para que sepas que todo está bien, si no es así, inmediatamente reporta los faltantes a la persona pertinente para que tome medidas en ello.
Cabe señalar que también eres responsable de los cortes de caja diarios o por turno, según sea el caso, del negocio. Deberás depositarlos o bien guardarlos hasta que las personas que se encargan de los ingresos te digan qué hacer con ellos. Diariamente deberás preguntar qué hacer con los ingresos de tu turno.
Compras de artículos carios como hojas de papel bond blanco, papel pasante, corrector, plumas, etc. Así como para limpieza que no sean surtidos en la lista de faltantes de material de limpieza, deberás surtirlos al ver la necesidad, no deberás esperar hasta que te digan como niño chiquito lo que tienes que hacer si ya lo sabes.
Para nosotros no existe nada mejor que nos señales los aspectos en los cuales debiésemos mejorar como empresa en lo colectivo o en lo individual, con toda honestidad, recuerda que no debes temer por represalias de algún compañero de la empresa, estaremos vigilantes de que esto no suceda si crees que sucede y no lo hemos detectado por favor habla, te escucharemos y se tomarán medidas para que no vuelva a suceder.
Para poder tomar dinero de la caja chica de negocio deberás comprobar con algún comprobante o nota de venta en donde compraste lo que hacía falta, en dado caso de que un egreso de caja no esté comprobado, deberá cubrirse en el momento del corte de turno en donde se detectó dicho faltante.
Cuando tu compañero/a que ocupa el puesto de Administrador de Operaciones tenga que realizar un pedido, es tu responsabilidad apoyarlo para que su trabajo sea lo más completo posible, reduciendo también el tiempo de elaboración de pedidos. Cabe destacar que deberás utilizar como apoyo la lista de medicamentos completa que el Administrador de operaciones deberá proporcionarte. Así mismo, también se deberán recibir los medicamentos pedidos anteriormente, apoyando de la mejor manera al Administrador de operaciones para que puedan de la manera más rápida posible poner el medicamento en su anaquel listo para la venta. Recuerda en esta función tu apoyo es importante pero el responsable de esta actividad es el Administrador de operaciones. Nunca deberás permitir que el responsable de cualquier actividad evite la responsabilidad de su actividad y te la quiera transferir a ti, si es así, repórtalo inmediatamente al Administración General para que tome medidas.
Tu responsabilidad en este punto es completa. Deberás surtir los medicamentos tal y como el médico lo receta y con las características del medicamento que el médico claramente en la receta señale. En dado caso de que el médico señale algún producto y tú no lo surtas correctamente por falta de atención a la receta médica o a las necesidades del médico-paciente, entonces deberás correr con las consecuencias que esto acarree, sean cuales sean, de igual manera con todos los servicios prestados por el médico, en dado caso de que olvides marcar un servicio, deberás pagar el importe del servicio que no marcaste.
Es absolutamente necesario que al llegar a tu turno cuentes cada una de las cajas que tienes a tu cargo, esto con la finalidad de que no recibas ni entregues faltantes en ambas cajas. Cabe destacar que todo faltante será pagado por la persona encargada del turno en donde se dio el faltante, sin excepción.
Cualquier servicio que puedas dar a tus compañeros seguramente te lo agradecerán e impactará en los niveles de servicio que brindamos a los clientes internos como externos. Nunca dudes en brindar todo tu apoyo a estas áreas ya que es el complemento d ela tuya y con dependientes una de otra.
Debes diariamente registrar en el formato exclusivo para este fin, los ingresos por médico por receta surtida. Si en ese día no se suerte una receta ya se compra en otro día, aun así deberás buscar el día que dice la receta y registrar el ingreso con todo y su folio. En este rubro es importante mencionar que de ti depende que los análisis de desempeño de tus compañeros médicos se llevan a cabo con toda honestidad y con ello poder dar los incentivos necesarios a tus compañeros.
Todos y cada uno de los antibióticos que se vendan se tienen que registrar en el formato exclusivo para ellos, pide apoyo y/o capacitación al área de Administración de Operaciones para la información detallada del llenado de este formato. Esta descripción de actividades es enunciativa y no limitativa, es decir, si se te pide que realices cualquier otra actividad, deberás realizarla si es en pedido expreso del Administrador de operaciones o bien el Administrador General.
Las actividades que tú como colaborador en el área de administración de operaciones, son las siguientes:
En cuanto al conocimiento me refiero a que debes tener los conocimientos teóricos de todas las actividades que realizan tus compañeros de servicio al cliente, y el saber se refiero a la sabiduría que se adquiere por medio de la práctica de dichas actividades, aprender en base a los errores cometidos, es decir, haber pasado un tiempo considerable realizando dichas actividades, evaluando tus errores aprendiendo de ellos; por tanto debes saber que para estar en este puesto este es un requisito indispensable.
Solo tú eres responsable de conseguir morralla para los compañeros de servicio al cliente. Para este fin siempre deberás estar al pendiente de las necesidades de la caja de morralla. Si tus compañeros no pueden brindar un excelente servicio al cliente por falta de feria y cambio en billetes es tú responsabilidad y en dado caso tendrás que asumir las consecuencias de dicha acción.
Tienes una gran responsabilidad en este rubro. Los depósitos a bancos o bien de pago directo en efectivo a proveedores es de vital importancia para que tu empresa funcione de manera continua y fluida. Recuerda que si no se pagan en tiempo y forma los pedidos de los proveedores, no podrás tener los productos que necesita la empresa diariamente para poder brindar un excelente servicio. Para ello deberás coordinarte con el área de Contabilidad de finanzas para dichos pagos y la forma en que se realizarán, así como los tiempos destinados para dichos fines. Cabe destacar que la relación que lleves con las personas que entreguen los pedidos de tu empresa debe ser lo más cercana posible y cálida, para que tus compañeros de trabajo imiten dicho comportamiento. Lo anterior mejorará la relación empresa-proveedor y ampliará las posibilidades de mejoras en todos los sentidos por parte de los proveedores.
En cuanto a los pedidos de medicamento deberás seguir el siguiente procedimiento:
Recibir las cajas de medicamento y contarlas para que coincidan con lo que el distribuidor te entregará.
Recibir o buscar las facturas de tu pedido.
Abrir en tu sistema punto de venta la hoja de captura de ENTRADAS POR COMPRA.
Verificar que tu medicamento se encuentre completo en cuanto a cantidad. Ejemplo: si pediste 10 Ketorolaco 10 mg Mavidol tabs, verificar que vengan facturados y que coincida en físico.
De cada producto deberás checar lote y fecha de caducidad. Ejemplo: De los Mavidol que te llegaron anteriormente supongamos que 5 traen lote con número 3D786 y caducidad de Abr 15 mientras que los otros 5 traen lote de número 3D786 y caducidad de May 15 deberás capturar por separado debido a que caducan en diferente fecha y el sistema deberá tener registro de lo anterior para realizar posteriormente un reporte de caducidades actualizado. El procedimiento se realizara de la misma forma si la fecha de caducidad es la misma pero el número de lote es distinto, también deberás separar las unidades por lote. El único caso en que capturaras la entra da de 10 Mavidol completa será si el lote y la fecha de caducidad coinciden en su totalidad, solo así podrás capturar todo tal cual. Es también importante que verifiques el precio de costo que te está llegando para reportarlo al Administrador General para posible cambio y precio.
Al final de la captura de la factura deberá coincidir el total de la captura con la factura, si no es así, significa que seguramente cometiste algún error ya sea en las cantidades de productos o los costos de los mismos, por tanto, deberás asegurarte de que todo coincida con la factura. Hasta entonces podrás por comprar por cada factura con su fecha de llegada exacta y referencia de la misma.
Finalmente, debes capturar todas y cada una de las facturas siempre en la llegada del medicamento con el fin de tener actualizadas las caducidades, lotes y existencias
En el inventario para cualquier movimiento necesario en los reportes del sistema. TODO LO ANTERIOR DEBE SER APOYADA POR TUS COMPAÑEROS DE SERVICIO AL CLIENTE.
En cuanto a los pedidos de material de curación deberás seguir el siguiente procedimiento:
Recibir el material de curación y que coincida con lo que tú solicitaste con apoyo de servicio al cliente.
Abrir en tu sistema de punto de venta la entrada por compra.
Registrar tus productos de la misma forma como registraste anteriormente el medicamento y seguir de aquí en adelante el mismo procedimiento.
En cuanto a los pedidos de material de limpieza deberás seguir el siguiente procedimiento:
Recibir el material de limpieza y que coincida con lo que tú solicitaste con apoyo de servicio al cliente.
Registrar inmediatamente los faltantes para su compra directa en la localidad en donde se encuentre tu empresa.
Enviar a un compañero de servicio al cliente a realizar las compras necesarias de los faltantes.
En este punto será necesario estés al pendiente sobre las mejoras, inversiones próximas, nuevos productos, y necesidades del área de Administración General tales como entrenamientos, capacitaciones, vistas a otras empresas del grupo o externas, etc. Para que puedas establecer medidas necesarias y disponer de tu tiempo para poder cumplir con estas actividades.
Conocimiento completo sobre la infraestructura y sistema computacional en general.
Es absolutamente necesario que tengas un conocimiento amplio sobre los sistemas computacionales y programas generales que necesites para que la empresa pueda operar de manera correcta y en tiempo. Cualquier capacitación que requieras en este punto, no dudes en solicitarla al área de Administración General.
Es tu responsabilidad, en coordinación con el área de Administración General, buscar los medios o personas que puedan solventar las necesidades externas o de infraestructura para la empresa, tales como reparaciones en las paredes, pisos, techos electricidad, plomería, computadoras, etc. Y todo lo requerido para cumplir con este fin. Los recursos para solventar los gastos que conlleven este tipo actividades serán cubiertas totalmente por la empresa.
Siempre deberás velar por las necesidades de la empresa antes que la de los individuos. Nunca priorices el bienestar de un solo compañero encima de las consecuencias que pudiste acarrear en un futuro para la empresa. Siempre que necesites tomar una decisión en este rubro consulta al Administrador General en turno, si es que así lo deseas, recuerda que al ser responsable de estas decisiones también serás responsable de los resultados que genere esa decisión.
Este punto es crucial en tu trabajo. El procedimiento es el siguiente:
Deberás tener a la mano un listado de todos los productos que manejamos, ordenados en orden alfabético por sustancia activa
Diariamente deberás estar verificando conforme se vayan suscitando las ventas los faltantes probables para el pedido y anotarlos en el formado de pedido para enviarlo a los proveedores. Además deberás verificar el listado del punto 1 que te permitirá saber o determinar huecos en los anaqueles que deberán llenarse pidiendo los faltantes que detectes. OJO: SIEMPRE REALIZA TU PEDIDO CON TU LISTADO DE MEDICAMENTO EN MANO. Te parecerá exagerado, pero con esto evitaremos que olvides pedir medicamentos que después hagan falta para un adecuado funcionamiento en el negocio.
Pedir apoyo del área de Servicios Adjuntos y Administración General (sólo si es muy necesario) sobre las cantidades a pedir para cada medicamento, acuerdo a la demanda pronosticada para el periodo entre el que te llega el pedido y la elaboración del próximo.
Enviar el pedido tanto al área de Finanzas y Contabilidad como al proveedor, de tal forma que si el proveedor tuvo algún problema con el pedido, se lo puede hacer llegar tu compañero de Finanzas sin que tú tengas que volver a hacerlos.
Confirmar la recepción del pedido en el área de Finanzas y Contabilidad.
Preguntar por la fecha posible de llegada del pedido a tu negocio.
Cuando un producto dentro de un pedido te llegó pero no coincide con lo que tu pediste es necesario que elabores un formato de devolución que debe ir previamente firmado por el Administrador General, tendrás que imprimir dos copias una para el proveedor y otra para ti que tendrás que firmártela de recibido el proveedor junto con el medicamento que será devuelto. Esto se reportará cada vez que suceda al área de Finanzas y Contabilidad.
Debes elaborar un listado de todo el material de curación que se pida a proveedores externo así como todo el material de limpieza que también se te surta con proveedores externos. Este listado deberán tenerlo a la vista los compañeros del área de Servicio al Cliente, por si no estás tú en ese momento ellos puedan realizar el listado de faltantes en estos duros rubros.
NOTA: TODAS LAS ACTIVIDADES EN ESTE APARTADO SON TÚ RESPONSABILIDAD Y NO SON TRANSFERIBLES A NINGÚN OTRO PUESTO, EN CASO DE QUE ASÍ LO HAGAS, DEBERÁS RESPONDER POR EL RESULTADO DE TUS DESICIONES.
Esta descripción de actividades es enunciativa y no limitativa, es decir, si se te pide que realices cualquier otra actividad, deberás realizarla si es en pedido expreso de Contabilidad y Finanzas o bien el Administrador General.
Las actividades que tú como colaborador en el área de servicios adjuntos son las siguientes:
NOTA IMPORTANTE: Todos tus compañeros de trabajo sabemos la importancia y relevancia que tiene tu puesto para la continuidad de nuestro negocio, por tanto, si requieres de algún programa de capacitación o entrenamiento para la mejora continua en tu trabajo, solicítalo al Administrador General.
Aplicar todos y cada uno de los conocimientos adquiridos hasta la fecha sobre medicina general en la atención del cliente interno y externo, siempre con una actitud positiva y siempre buscando un excelente servicio y calidad con sentido humano. Es importante señalar que, como tú ya sabes, en esta empresa nosotros nos estamos midiendo constantemente en cuanto a nuestros resultados, esto debido a una de las creencias fundamentales de la empresa que es “Justicia=darle a cada quien lo que le corresponde de acuerdo a su resultado”. Por lo tanto tu sueldo será base a tu contribución a la empresa, debes estar en constante comunicación con el Administrador General para evaluación de resultados. También es importante que tomes en cuenta que solamente eres responsable del desempeño del consultorio médico, por tanto no podrás ni deberás tener ninguna intervención en los asuntos de tus compañeros de la farmacia en cuando a ingresos, gastos, etc. Solamente requerirás su apoyo para cuando requieras algún producto para aplicar a tu paciente, de tal forma que no podrás pasar a tomarlo tú mismo, tendrás que solicitarlo a servicio al cliente para que ellas tomen las medidas necesarias para sacar ese producto del inventario de la empresa.
Además de la consulta médica, probablemente algún paciente requerirá de algún servicio extra aparte, por tanto deberás realizarlo de acuerdo al procedimiento que involucra cada servicio, a continuación se describen a detalle:
Aplicación de Inyección: deberás solamente realizar este servicio en dos casos. El primero es cuando tú requieres este servicio para que tu paciente reciba el medicamento de acuerdo al padecimiento del mismo, deberás mandar ya sea al paciente de ser posible y su no tú mismo por el producto y material de curación necesario para aplicar el servicio; cabe destacar que el medicamento deberá ser pagado en su totalidad en el momento de su salida de la farmacia. El segundo punto es cuando solamente vienen por el servicio sin consulta médica, por tanto, pedirás la receta médica que soporte dicha aplicación del producto, así como el pago del servicio en farmacia previo a la realización del servicio.
Toma de glucosa: se deberá pagar previamente antes de realizar el servicio ya sea que sea tomado por ti mismo o bien por tus compañeros de servicio al cliente, nunca deberás realizar el servicio sin ser pagado.
Aplicación intravenosa: deberás seguir el mismo procedimiento del punto 1.
Exploración: en caso de ser necesario este servicio deberás solicitarlo directamente a servicio al cliente para que te proporcionen el material necesario para realizarlo (espejo vaginal, gasas, etc.), y deberá ser pagado antes de realizar el servicio.
Extracción de uña: se deberá pagar el servicio previamente en farmacia, el material que se requiera que no tengas en consultorio el paciente deberá pagarlo previo a la realización del servicio.
Curación Grande y Chica: debes prever la cantidad de material que requerirás para la realización de este servicio, así como el tiempo que tomará realizarlo, en base a estos dos factores entonces deberás comentar al paciente el tipo de curación que realizarás, así como antes de dar el servicio requerirás el pago tanto del material que no tengas en consultorio así como del servicio que darás al paciente.
Extracción de punto en piel: para este punto el paciente deberá presentar el pago o ficha para la realización del servicio así como el material requerido antes de realización del servicio. Comenta siempre al paciente antes de realizar el servicio sobre el material necesario para poder cumplir de manera excelente tu trabajo.
Toma de presión: Si el paciente ya pagó el servicio de consulta médica, este servicio no tendrá ningún costo. En caso de que solamente el paciente venga exclusivamente a tomar este servicio deberá previamente presentar su comprobante de pago y/o ficha para que realices el servicio.
Canalización: El paciente deberá cubrir previamente el costo total del material y/o producto que se requiera para la realización del servicio así como el costo total del servicio a realizar. Deberás pasar al paciente al área destinada para dicho procedimiento y estar en constante contacto con el paciente hasta la finalización del servicio.
Certificado Médico: Pagado previamente antes de realizarlo y presentar su comprobante y/o ficha contigo. La farmacia deberá facilitarte los medios técnicos que posibiliten la realización del servicio.
Examen de Orina: Pago previo del servicio y material necesario. Tus compañeros de servicio al cliente te darán todo el apoyo para que s epoda realizar dicho servicio entregándote impreso el reporte para que tú puedas informar al paciente sobre su padecimiento y su tratamiento.
Debes estar al pendiente de todos y cada uno de los faltantes para realizar tu trabajo y repórtalos al administrador de operaciones que se encargará de que tengas lo necesario en tu consultorio. (Recetas médicas, materiales de curación, papelería, muebles, etc.)
El área de servicio al cliente periódicamente te proporcionará un listado con algunos productos que deberás apoyar para sacarlos antes de que se cumpla su fecha de caducidad. Cabe destacar que las caducidades que te pasen al momento de la entrega de la lista deberán tener una antigüedad mínima de tres meses antes de que la empieces a sacar. Deberás revisar día con día los productos que puedas ir sacando siempre dando la mayor importancia a los más próximos a caducar.
Deberás estar dispuesto a ayudar a tus compañeros de servicio al cliente para la realización de pedidos, solamente los apotraras en el momento en que te pregunten la demanda de determinado producto de acuerdo a tus necesidades, la decisión final de las cantidades no la tomas tú la toma el administrador de operaciones.
Periódicamente el Administrador de operaciones te dará un listado de productos de los cuales seleccionarás algunos posibles para que sean ingresados al inventario de la farmacia y los tengas a tu disposición para utilizarlos en cualquier momento que lo requieras. Cabe destacar que, como somos varias empresas, estas elecciones que tú hiciste, no forzosamente las tendrás a tu disposición, debemos esperar a que se prioricen, y se darán de alta aquellos que más vayan a rotar en el grupo de empresas.
Las actividades que tú como colaborador en el área de contabilidad y finanzas son las siguientes:
En este punto deberás asegurarte de que todos los proveedores reciban los pedidos que tus compañeros de Administración de Operaciones de las empresas realicen, cabe señalar que NO es responsabilidad tuya elaborar los pedidos, solamente recibir una copia y en dado caso que exista algún problema con los proveedores en cuanto a la recepción de pedidos, tú deberás facilitarles la copia necesaria, así como concertar fechas de entrega, montos a pagar, descuentos, ofertas, y búsqueda de nuevos proveedores; ya sea de material de curación, medicamento, limpieza, etc. En dado caso de que te sea solicitado por el Administrador General deberás realizar pagos ya sea como transferencias electrónicas o bien movimientos en físico de dinero en los bancos o de forma directa con el proveedor, según sea el caso. También deberás estar al pendiente de cualquier duda o aclaración por parte de los proveedores, utilizando los medios a tu alcance para cada compra llegue a buen término. (En cuanto a compras nos referimos desde el pedido hasta el pago del mismo).
Se deberán tener actualizados los estados de situación financiera para el negocio, como tú ya lo sabes deben incluir: balance general, estado de resultados, flujos de efectivo, etc. Al día, con la finalidad de que cualquier información que se te requiera por parte del Administrador General, la tengas a la mano en tiempo y forma. Es tú responsabilidad utilizar los medios a tu alcance para obtener la información que requieras para completar en su totalidad este punto. Con la información anterior deberás:
Examinar y evaluar dichos estados financieros con la finalidad de expresar una opinión objetiva y la gestión que los generó.
Analizar los resultados económicos detectando áreas críticas y señalando cursos de acción que permitan lograr mejoras.
Asesorar al Administrador General sobre planes económicos y financieros, así como de presupuestos.
De acuerdo a la periodicidad de los pagos dentro del grupo de empresas, deberás elaborar la nómina y los recibos individualizados por empleado, incluyendo los tuyos, debidamente firmados y sellados. Es tú responsabilidad asegurar la firma de estos documentos, acudiendo personalmente a solicitar las firmas necesarias con tus compañeros en la empresa.
Deberás acudir a Conciliación y Arbitraje del estado en donde te encuentres para verificar el formato vigente o requisitos vigentes para estos documentos, siendo tu completa responsabilidad la presentación de los mismo cuando sea requerido en las oficinas de las que hablamos anteriormente, de igual forma, la firma de los contratos, actas y formatos, se deberá realizar por la persona de la cual se habla en dicho documento y acudirás personalmente para la obtención de dicha firma con tus compañeros en las empresas.
Deberás tener expedientes personales de cada colaborador dentro de las empresas con todos sus documentos personales así como el historial dentro de la empresa. Así mismo, deberás tener expedientes de cada movimiento que implique responsabilidad legal, financiera, social, empresarial, etc. Todos los documentos de la empresa los debes registrar y archivar de manera clara y ordenada, de tal forma que los tengas a la mano cuando los solicites.
Deberás asesorar en aspectos fiscales y financiamientos sanos al Administrador General. También deberás preparar y presentar las declaraciones tributarias de orden municipal y Nacional. Todos los trámites necesarios para un funcionamiento correcto y adecuado de la empresa.
Relación cercana al administrador general para mantener al día los créditos y pagos que requieran de la atención de la empresa para su buen funcionamiento.
En todo momento deberás estar presto para dar servicio a tus compañeros de la empresa con cualquier información que requieran ya sea para brindárselas (si les atañe saberla) o bien conseguirla para que la tengan a la mano. En caso de ser necesario, deberás acudir directamente a su lugar de trabajo para platicar cualquier duda sobre su situación actual, vacaciones, trámites, IMSS, etc.
Observar, evaluar y desarrollar habilidades y talentos en todas y cada una de las áreas del negocio, sin importar puesto, nivel de estudios, etc. Ya que el desarrollo del talento tiene que ver con el intangible del ser humano no con los conocimientos que se adquieren día con día.
Encargado de buscar las capacitaciones técnicas necesarias para que el personal pueda desempeñar las funciones esperadas para cada puesto de la mejor forma posible, siempre vigilando los intereses del negocio en su totalidad antes de los intereses individuales. En este apartado se encuentran los cursos para médicos generales, conocimientos generales y particulares para contabilidad, servicio al cliente y administración de operaciones.
Proceso psico-emocional en el cual se validan creencias personales, familiares, sociales, etc. Este proceso permitirá desarrollar habilidades blandas en el individuo. Este proceso lo deberás realizar periódicamente dependiendo de las necesidades del individuo.
Detección de las necesidades día con día en cuanto a muebles e instalaciones. Investigación sobre los nuevos equipos médicos y sistemas técnicos para la efectividad en las actividades diarias del negocio. Incluye equipo médico, software y hardware computacional, aparatos electrónicos, etc.
Capacitar proveedores para que los canales de comunicación tanto interna como externa entre cliente-proveedor sean efectivos, de tal forma que se mejoren tiempos, costos, gastos de distribución-recepción, nuevos productos, etc.
Buscar medios, procesos y procedimientos para reclutar y seleccionar a la(s) persona(s) correctas para que todas y cada una de las actividades antes descritas en cada uno de los puestos se realicen siempre de la mejor forma posible, siempre vigilando la congruencia entre PENSAMIENTO, EMOCIÓN, HABLAR ACCIÓN Y RESULTADO, asiendo siempre las personas seleccionadas medidas por sus resultados y congruencia en las áreas antes mencionadas.
Es parte importante de cualquier empresa la asignación de recursos de acuerdo a un proceso de priorización basado siempre en las necesidades a corto y largo plazo de la empresa y no de los individuaos. Por ende siempre que pienses en dinero tendrás que pensar en la empresa, y si piensas en el individuo, tendrás que tomar en cuenta que la decisión que tomes para asignar los recursos no impacte de forma negativa las necesidades del negocio.
Implementar medidas para escuchar los requerimientos tanto del cliente interno como del externo, siendo siempre lo más objetivo posible para la toma de decisiones en este rubro.
Estar siempre al pendiente de precios, servicios, estrategias, etc. De los competidores más fuertes del mercado para evaluar las posibles áreas de mejora tanto del personal como de la empresa para brindar un mejor servicio tanto interno como externo.
Es tú responsabilidad informar a todos los integrantes de la empresa sobre su desempeño en todos los ámbitos de su trabajo, tomando siempre en cuenta no solamente los resultados generados sino también el cómo se generaron estos resultados para futuras compensaciones o bien reducciones de sueldos. Recuerda siempre que por los resultados que genere cada uno de tus compañeros es lo que importa, es decir siempre ser objetico entre resultado-creencia.
Siempre deberás vigilar y estar al pendiente de la forma en la que pudieses reducir los costos en lo más posible “sin afectar la operación en excelencia de la empresa”.
Buscar siempre nuevos productos, servicios, etc. Que puedan incrementar de manera considerable los ingresos, ya que la forma de generar más utilidad dentro del negocio se encuentra en este rubro.
Estableciendo filosofía, valores, hábitos, desarrollo de talentos, impacto financiero, así como todas y cada una de las actividades que permitan asegurar que la empresa en donde trabajas pueda seguir a futuro desarrollando sus actividades productivas así como compitiendo en el mercado en el que se desenvuelve.
